Réglement général

Association des Conseillers en Agroenvironnement du Québec(ACAQ)

Règlement général

1.0  DISPOSITIONS GÉNÉRALES

1.1  Désignation

La présente association est désignée sous le nom de : Association des Conseillers en Agroenvironnement du Québec.

1.2  Siège social

Le siège social de l’ACAQ est situé sur le territoire du Québec, à l’endroit désigné par le conseil d’administration.

1.3  Définitions

1.3.1        Administrateurs : désigne les membres du conseil d’administration.

1.3.2        C.A. : désigne le conseil d’administration.

1.3.3        ACAQ : désigne l’Association des Conseillers en Agroenvironnement du Québec.

1.3.4        Membre : désigne une personne physique ayant défrayé les coûts de sa cotisation et respectant les règlements de l’ACAQ.

1.3.5        Officiers : désigne le président de l’ACAQ et le cas échéant, le vice-président, le secrétaire, le trésorier ou le secrétaire-trésorier.

1.3.6        Règlements : désigne l’un ou l’autre des règlements de l’ACAQ en vigueur au moment pertinent.

1.4  Buts et objets

L’Association des Conseillers en Agroenvironnement du Québec a pour mission de regrouper les intervenants de l’agroenvironnement, afin de représenter ses membres et de défendre leurs intérêts, dans le cadre de leurs interventions en agroenvironnement, soient :

1.4.1        Permettre l’avancement et le développement de relations harmonieuses et durables auprès des organismes et gouvernements impliqués dans l’agroenvironnement au Québec.

1.4.2        Représenter l’ensemble des membres.

1.4.3        Défendre les intérêts de l’ensemble de ses membres auprès des instances concernées.

1.4.4        Assurer l’échange d’informations entre ses membres.

1.4.5        Mener à bien tout mandat ayant été établi, lors d’une assemblée générale, par ses membres.

1.5  Membres

Peut devenir membre de l’ACAQ les personnes physiques ou morales suivantes :

1.5.1        Toute personne salariée et, ou à contrat engagé par un club-conseil en agroenvironnement ayant son siège social au Québec, dont le mandat est de conseiller les producteurs en agroenvironnement.

1.5.2        Une personne qui cesse de travailler pour un club conserve son droit d’être membre et de voter jusqu’à échéance de l’année financière en cours ou une période de trois mois, la plus longue période s’appliquant.

 

1.6  Cotisation annuelle

1.6.1        Tout membre doit, à chaque année, payer une cotisation à l’ACAQ.

1.6.2        La cotisation annuelle et les modalités de paiement sont fixées PAR RÉSOLUTION à chaque année par l’assemblée générale annuelle ou une assemblée spéciale des membres convoquée à cette fin.

1.6.3        La cotisation couvre la période du 01/11 au 31/10 de chaque année.

1.7  Démission ou exclusion

1.7.1        Tout membre qui désire se retirer de l’ACAQ, doit en aviser le secrétaire par écrit.

1.7.2        Le conseil d’administration et/ou l’assemblée générale a le droit d’exclure un membre pour l’une des raisons suivantes :

  • Si le membre refuse de se conformer aux règlements.
  • S’il se sert de son titre de membre pour favoriser des affaires personnelles ou des intérêts contraires aux intérêts généraux de l’ACAQ.
  • s’il exerce des activités ou s’il prend des attitudes publiques pouvant nuire à la crédibilité et aux orientations de l’ACAQ.

1.7.3        Tout membre qui se retire ou est exclu de l’ACAQ cesse immédiatement d’avoir droit aux avantages et aux services et ne peut réclamer les sommes qu’il a versées pour quelque fin que ce soit.

1.8  Exercice financier

L’exercice financier annuel de l’ACAQ s’étend du 01/11 au 31/10 de chaque année.

 

2.0  Assemblée générale annuelle

2.1  L’ACAQ tient une assemblée générale annuelle dans les trois (3) mois qui suivent la fin de son exercice financier. La date et l’endroit sont déterminés par le conseil d’administration.

2.2  L’assemblée générale annuelle doit traiter des sujets suivants :

  • adoption du procès-verbal de l’assemblée générale précédente;
  • rapport des activités de l’année par le président;
  • rapports des autres officiers, délégués ou chargés d’affaires;
  • rapports des comités spéciaux;
  • nomination des membres du conseil d’administration;
  • nomination du vérificateur ou de l’expert-comptable;
  • modification des règlements, s’il y a lieu;
  • adoption du budget pour l’année suivante;
  • adoption de la cotisation.

2.3  L’assemblée générale a les pouvoirs les plus étendus; elle entend et approuve le rapport financier et les décisions du conseil d’administration. Elle prend toute décision et donne toute direction relative à la bonne marche de L’ACAQ.

2.4  Une période d’au moins dix (10) jours doit s’écouler entre la date d’envoi de l’avis de convocation et la tenue de l’assemblée.

2.5  Le mode de convocation est un avis écrit à chaque membre de l’ACAQ.

2.6  Le quorum de l’assemblée générale annuelle est constitué du nombre de membres présents.

 

 

3.0  Assemblée générale spéciale

3.1  Le président ou trois membres du conseil d’administration ou 20 % du total des membres peuvent demander la tenue d’une assemblée générale spéciale.

3.2  Lorsque l’assemblée générale spéciale est demandée par les membres du conseil d’administration ou des membres réguliers, la demande doit être faite au président ou au secrétaire par écrit et doit spécifier le but de la tenue de l’assemblée.

3.3  Tout avis de convocation doit spécifier le but de l’assemblée et il doit s’écouler une période d’au moins dix (10) jours entre la date d’envoi de l’avis de convocation et la tenue de l’assemblée.

3.4  Le mode de convocation est un avis écrit envoyé à chaque membre de L’ACAQ.

3.5  Le quorum de l’assemblée générale spéciale est constitué de 50 % des membres actifs de l’ACAQ.

 

4.0  Procédure d’élection

4.1  L’assemblée nomme un président et un secrétaire d’élection et deux scrutateurs. En acceptant d’agir en cette qualité, ces personnes acceptent également de ne pas être mises en candidature.

4.2  Le président d’élection donne lecture des noms des administrateurs dont le mandat est terminé.

4.3  Par la suite, il informe les membres des points suivants :

4.3.1        Les administrateurs dont les mandats se terminent sont rééligibles à moins de ne plus répondre aux conditions prévues.

4.3.2        Chacun des postes à combler sont mis en élection un à la fois.

4.3.3        Les membres peuvent mettre en candidature autant de candidats qu’ils le désirent à chacun des postes mis en élection.

4.3.4        Une personne peut être nommée sur le conseil d’administration même si elle est absente en autant qu’elle envoie une lettre écrite donnant son accord avant les nominations.

4.3.5        Les mises en candidature sont closes sur proposition dûment appuyée et non contestée.

4.3.6        Le président s’assure de l’acceptation de chaque candidat en commençant par le dernier proposé, tout refus élimine automatiquement le candidat.

4.3.7        Si aucun des candidats n’accepte, on recommence la procédure des mises en nomination.

4.3.8        Après cette élimination, s’il y a plus d’un candidat, il y a élection. S’il y a qu’un seul candidat, ce dernier est élu par acclamation.

4.3.9        S’il y a élection, elle se fait par vote secret.

4.3.10    Un bulletin est remis à chaque membre qui y inscrit le nom du candidat de son choix.

4.3.11    Les scrutateurs comptent les votes obtenus pour chaque candidat et transmettent les résultats au président d’élection.

4.3.12    Le président déclare élu le candidat qui a obtenu le plus de votes sans, toutefois, dévoiler le nombre de votes obtenu par chacun des candidats.

4.3.13    En cas d’égalité des votes, le scrutin est repris entre les candidats égaux seulement.

4.3.14    Si après un deuxième scrutin, il y a, à nouveau, égalité, l’administrateur est choisi par tirage au sort.

4.3.15    Il y a recomptage si au moins le tiers des membres présents le demandent. Dans ce cas, les candidats concernés assistent au recomptage.

4.3.16    Les bulletins de vote sont détruits par le secrétaire d’élection immédiatement après la tenue du scrutin.

4.4  Toute décision du président, quant à la procédure, oblige l’assemblée à moins que cette dernière ne renverse cette décision à la majorité des voix exprimées par les membres présents.

 

5.0  Vote

5.1  Chaque membre n’a droit qu’à un vote.

5.2  Une personne peut voter par procuration écrite.

5.3  Le vote se prend à main levée, sauf si 10% des membres présents demandent le vote par bulletin secret.

 

6.0  CONSULTATION ÉLECTRONIQUE

6.1  La consultation

6.1.1        Le CA administre la consultation électronique en conjonction avec le gestionnaire de site agissant en sous-traitance pour l’ACAQ.

6.1.2        La consultation électronique peut être utilisée en toute occasion, sauf pour toute démarche normalement dévolue à une assemblée générale, ou une assemblée générale spéciale.

6.1.3        5.1 s’applique

6.1.4        5.2, 5.3, 5.4 ne s’appliquent pas.

6.1.5        La consultation électronique ne s’applique que pour des propositions électroniques.

6.1.6        La proposition électronique vise les intérêts des membres en général et ne doit pas viser des sujets à être débattus en assemblée générale ou en assemblée générale spéciale ou des sujets d’ordre personnels. La proposition électronique est formulée clairement. La proposition électronique est dénudée de propos indignes, calomnieux et belliqueux.

6.1.7        Lorsque la proposition électronique est inscrite et validée dans sa forme finale, elle n’est plus modifiable par son émetteur. Toute proposition est libellée du nom de son émetteur.

6.1.8        La proposition électronique doit être validée par le CA. Lorsque validée, elle s’accompagnera de la mention « proposition validée ». Toute proposition électronique peut se voir soustraite à la validation du CA, si elle est jugée illisible ou non-conforme à 6.1.6.

6.1.9        La proposition électronique doit être validée par le CA avant d’entrer dans sa phase votante. Phase à laquelle tout membre peut voter sur la proposition. La phase votante est de 10 jours ouvrables à partir de son approbation finale. L’initiation de la phase votante pour une proposition électronique dûment validée ne peut être annoncée à tous les membres que par le CA, exclusivement. Les membres seront avisés par courriel de la tenue d’un vote.

6.1.10    Toute proposition formulée peut être justifiée par son émetteur. Cette justification, d’un maximum de 200 caractères, est jointe à la proposition. Toute proposition soumise à la phase votante est archivée et peut être consultée en ligne sur le site de l’association.

6.1.11    Le nombre de votes par proposition est compilé en continu. Les résultats en nombre absolu et en pourcentage, sont affichés pendant 10 jours et, ce seulement après que la phase votante soit terminée.

6.2  Les résultats d’une consultation électronique ne lient aucunement le CA. Il s’agit d’un service de consultation géré par le CA pour le bénéfice des membres de l’ACAQ. La consultation électronique ne saurait être considérée qu’à titre indicatif.

 

7.0  Conseil d’administration

7.1  L’ACAQ est régie par un conseil d’administration composé de 7 membres votants. Il a été adopté par l’assemblée générale des membres, le 3 novembre 2006, d’abolir la notion de territoire et d’accepter les mises en candidature de toutes les régions du Québec pour combler les postes des administrateurs sortants. Le conseil d’administration devrait être le reflet de la distribution démographique des conseillers sur le territoire. L’assemblée générale devrait favoriser une composition hétérogène (homme, femme, année d’expérience, région, etc.). Selon les propositions de l’assemblée générale et le dynamiste de certaines régions, il est possible que plus d’un administrateur proviennent d’une même région.

7.2  Les sept administrateurs sont nommés et élus par les membres de l’assemblée générale annuelle.

7.3  Le mandat des administrateurs de l’ACAQ est de 2 ans et peut être renouvelé.

7.4  Tout administrateur entre en fonction à la fin de l’assemblée générale annuelle.

7.5  La première année, par tirage au sort, quatre administrateurs sont élus pour un mandat d’un an et trois pour un mandat de deux ans. Par la suite, tout nouvel administrateur est élu pour un mandat de 2 ans.

7.6  Les administrateurs élus se nomment un président et un vice-président.

7.7  Le conseil d’administration nomme à l’unanimité un secrétaire et un trésorier ou un secrétaire-trésorier.

7.8  Le quorum du conseil d’administration est la majorité simple du nombre d’administrateurs.

7.9  Le conseil d’administration se réunit aussi souvent que le nécessitent les affaires de l’ACAQ. Il est convoqué par le président ou, en dans l’incapacité de ce dernier, par le vice-président. Le conseil d’administration peut consulter ses membres par voies téléphonique ou électronique.

7.10          3 membres du conseil d’administration ont le droit de réclamer la tenue d’une réunion d’urgence. Ils devront en faire la demande par écrit au président et spécifier le motif de la réunion.

7.11          Le conseil d’administration peut, selon les modalités qu’il détermine, payer les dépenses des administrateurs nécessaires au bon fonctionnement de l’ACAQ, sur production des pièces justificatives.

 

8.0  ATTRIBUTIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

8.1  Le conseil d’administration s’occupe de la direction générale de l’ACAQ.

8.2  Il prépare le programme de l’année de l’ACAQ.

8.3  Il donne suite aux décisions prises par l’assemblée générale annuelle.

8.4  Il soumet un rapport financier à l’assemblée générale annuelle.

8.5  Il s’adjoint des comités pour l’étude de certaines questions et la réalisation de certains projets.

8.6  Il comble toute vacance se produisant dans l’année.

8.7  En cas d’absence ou d’incapacité non justifiée pour 3 réunions consécutives, l’administrateur fautif peut être remplacé par son substitut nommé en assemblée générale annuelle.

8.8  Au besoin, il peut constituer un comité exécutif.

8.9  Le conseil d’administration peut œuvrer dans tout dossier qu’il juge pertinent et devra en rendre compte aux membres à l’assemblée générale annuelle suivante.

 

9.0  RESPONSABILITÉ DES ADMINISTRATEURS

9.1  Les administrateurs ont la responsabilité de la bonne marche de l’ACAQ.

 

10.0          PRÉSIDENT

10.1          Le président préside toutes les assemblées et dirige les délibérations.

10.2          Il peut se prévaloir de son droit de vote au moment où il le juge opportun.

10.3          Il assure le respect des règlements de l’ACAQ et des articles de ce manuel.

10.4          Il représente l’ACAQ dans ses rapports avec les tiers; par ailleurs, il peut déléguer ce droit à une autre personne.

 

11.0          VICE-PRÉSIDENT

11.1          Le vice-président seconde le président dans sa tâche.

11.2          Il assume les fonctions du président en cas d’absence de ce dernier.

 

12.0          SECRÉTAIRE

12.1          Il s’occupe de la correspondance, des archives et des procès-verbaux du conseil d’administration, du conseil exécutif et de toute assemblée.

12.2          Il rédige et envoie les avis de convocation des assemblées.

12.3          Il classifie et conserve toutes les communications et donne lecture des documents qui doivent être communiqués au conseil d’administration et aux assemblées.

12.4          Il assiste à l’ensemble des réunions du conseil d’administration et du conseil exécutif.

 

13.0          TRÉSORIER

13.1          Le trésorier voit à la comptabilité et aux dépôts dans le ou les compte(s) de l’ACAQ de tous les argents qu’il perçoit.

13.2          Il signe conjointement les chèques avec le président ou toute autre personne désignée par le conseil d’administration.

13.3          Il fait tous les déboursés autorisés et fournit au conseil d’administration un portrait de la situation financière de l’ACAQ

13.4          Il voit à la préparation du rapport financier et du budget de l’ACAQ et doit les soumettre au conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle.

13.5          Il est tenu de donner accès aux livres pour consultation à tout membre de l’ACAQ qui en fait la demande au conseil d’administration.

 

14.0          SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

Le secrétaire-trésorier, s’il y a lieu cumule les fonctions décrites pour le secrétaire et le trésorier.

 

15.0          VÉRIFICATEUR ET/OU EXPERT COMPTABLE

15.1          Il est nommé par l’assemblée générale annuelle.

15.2          Il pourra surveiller la comptabilité, examiner les inventaires et vérifier l’état de la caisse si l’assemblée ou la loi l’exige.

15.3          Il a accès aux livres en tout temps.

15.4          Il doit faire rapport à l’assemblée générale annuelle, au conseil d’administration ou à toute assemblée générale spéciale si la chose est nécessaire.

 

16.0          COLLABORATION

L’ACAQ peut, par le biais d’une résolution majoritaire du conseil d’administration, travailler en partenariat avec d’autres groupes, se doter de services par le biais de programmes gouvernementaux ou former des sous-comités susceptibles d’améliorer son fonctionnement.

 

17.0          DISSOLUTION

L’assemblée générale peut décider de dissoudre l’ACAQ. Cependant, l’ACAQ ne peut être dissoute tant et aussi longtemps qu’au moins 10% des membres présents ou représentés par procuration s’y opposent.

 

18.0          AMENDEMENTS

Les présents règlements peuvent être amendés sur résolution appuyée des deux tiers (2/3) des voix exprimées par les membres présents à l’assemblée générale annuelle ou à toute assemblée convoquée à cette fin. Tout amendement aux présents règlements entre en vigueur le jour de son adoption.

 

19.0     ENTRÉE EN VIGUEUR

 

Le présent règlement entre en vigueur le jour de sa ratification par les membres actifs, conformément aux dispositions de la Loi.

 

ADOPTÉ par les administrateurs provisoires, ce 29ième jour du mois d’octobre 2002.

 

____________________                                          ____________________

Carl Bérubé                                                              Élizabeth Vachon

Président                                                                   Secrétaire

 

RATIFIÉ par l’assemblée générale des membres, ce 5ième jour du mois de novembre 2002.

 

____________________                                          ____________________

PRÉSIDENT                                                            SECRÉTAIRE

 

 

AMENDÉ par l’assemblée générale des membres, ce 3e jour du mois de novembre 2006.

 

____________________                                          ____________________

PRÉSIDENT                                                            SECRÉTAIRE

 

COPIE CERTIFIÉE CONFORME du texte intégral du règlement général de l’ACAQ dûment adopté et toujours en vigueur, avec les amendements, à la date des présentes.

 

 

___________________                     Le _________________ 2003

Secrétaire

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